基硕置业有限公司成立于2021年,公司主要业务是销售加工食品和饮料,售出的食品会经过严格的品质控制,以保证产品的安全和美味。
现时公司在营运上面对以下的挑战:
1. 公司纪录客户资料只是用一般电脑软件做纪录,经常出现不清晰及错漏的情况。
2. 销售发票只是用excel/ word开出,每次都要用人手输入客户资料和产品描述,浪费很多时间。
3. 会计管理上,只是用人手处理及计算,销售合同、发票资料没有即时对应,比较花时间而且没有效率,每次都需要花上大量时间核对多次,才能确定有关数据。
4. 库存内物品只是人手记录数量,出货入货需要自行更改数据,有机会有错漏。由于人手有限,我们不会常常花时间点仓,手上数据记录只能作参考用,不能控制好营运成本。
系统功能和效益包括:
~ Platform 平台 : 集中各部门的资料,提升资料分析能力,便于监控和控制各部门的营运,提升管理效率和一致性
~ Financial Accountong 财务会计: 处理及管理财务运作,有效监察应收账及应付账的状况,提高账目的准确性,减省处理财政事宜的时间,减少公司的运作成本,有效地作出财务预算及分析。每月可以在会计管理中清晰地见到总账表。降低人为错误。
~ Supply Chain Management 供应链管理 : 有条理地储存及管理客户的详细资料,透过数据了解市场需求。可以对接系统其他功能,开出发票、单据时不需要人手输入,减少错漏。可以透过系统开出采购及销售合同,减省处理订单的时间,有效监察每位客户的信贷及收款状况,提高资料的准确性,每月可以在会计管理中清晰地见到总账表。提高工作效率及降低人为错误。利用库存管理来处理及管理货品的详细资料,减少人为错误,避免错误评估储存量及未来需求,监控库存状况及降低库存成本,缩短重覆的人手点算工序,节省时间及人力。
预期透过新系统,我们可以把客户管理、库存管理、采购销售及财务管理资料统一化,减少重复性工作,以减少人为的失误,从而达到节省人力时间及成本,提升效率。系统亦可以协助我们进行营运分析,提供各方面数据,方便制定营销方案。透过清晰的明细、报告处理好会计问题,减少人手处理出错及节省时间,及时做好请款及追收货款,账目一清二楚。
总括来说,处理内部管理,目标电子化管理,令公司可全面提升效率及生产力。